O Excel é reconhecido como um software de análise de dados, sendo útil em diversos campos. Nas empresas, frequentemente nos deparamos com tabelas de dados massivos, dos quais precisamos extrair informações precisas, fazer comparações ou ainda verificações. A capacidade de analisar dados no Excel é, aliás, uma habilidade exigida por muitos empregadores. Portanto, é importante dominar as técnicas de cruzamento de dados com este software.
Uso de fórmulas para analisar tabelas de dados no Excel
As fórmulas representam “a principal ‘arma’ que usamos para resolver quase todos os problemas que podemos enfrentar no Excel. Por exemplo, diante de tabelas que reúnem milhares de dados, onde desejamos extrair alguns com base em critérios específicos, o domínio das funções do Excel se torna necessário.
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Aqui estão algumas funções práticas que intervêm no cruzamento de tabelas de dados no Excel
- A função “se”
Essa função chamada condicional permite calibrar a tabela de dados de acordo com suas necessidades. Com a função “se”, apenas uma parte dos dados da tabela é, portanto, visada, o que é muito mais adequado quando se está diante de uma massa de dados. Na prática, essa função popular do Excel é frequentemente usada para fazer comparações entre um valor da tabela e o valor esperado. Após sua utilização, ela retorna dois resultados possíveis previamente definidos: ou é o primeiro resultado quando sua comparação é verdadeira ou é o segundo resultado quando a comparação é falsa.
- A função “PROCV”
A pesquisa vertical é uma função muito importante do Excel. Ela permite pesquisar informações por linha em um intervalo de dados. Na prática, o valor pesquisado é fixo e, através dessa fórmula, você pede ao Excel para retornar o dado correspondente em um conjunto de dados. Por exemplo, você pode pesquisar o preço de um item a partir de seu número de referência.
Além da função PROCV, a função CORRESP também é muito utilizada para realizar cruzamentos de tabelas. Útil para pesquisar um objeto em um intervalo específico, ela é utilizada como a função PROCV, com algumas diferenças.
A exibição lado a lado
A observação é a base de uma análise bem-sucedida; para dados não muito numerosos, a exibição lado a lado é um meio que permitirá fazer comparações facilmente ao visualizá-los. A vantagem aqui é que a rolagem dos arquivos é sincronizada.
O uso de uma Macro Visual Basic (VB)
Esse método é mais ou menos relacionado à programação, portanto, não é necessariamente o mais popular dos métodos de cruzamento de tabelas de dados no Excel. Na prática, será necessário escrever linhas de código para explicitar de forma precisa o que você deseja obter das tabelas de dados a serem cruzadas.
As Macros têm a vantagem de automatizar os cálculos e, portanto, são muito mais práticas para analisar grandes bases de dados.