Excel es reconocido como un software de análisis de datos, y es útil en muchos campos. En las empresas, a menudo nos enfrentamos a tablas de datos masivos, de las cuales debemos extraer información precisa, hacer comparaciones o realizar verificaciones. La capacidad de analizar datos en Excel es, de hecho, una habilidad requerida por muchos empleadores. Por lo tanto, es importante dominar las técnicas de cruce de datos con este software.
Uso de fórmulas para analizar tablas de datos en Excel
Las fórmulas representan «el principal “arma” que utilizamos para resolver casi todos los problemas a los que podemos enfrentarnos en Excel. Por ejemplo, ante tablas que agrupan miles de datos de los cuales deseamos extraer algunos siguiendo criterios específicos, el dominio de las funciones de Excel se vuelve necesario.
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Aquí hay algunas funciones prácticas que intervienen en el cruce de tablas de datos en Excel
- La función “si”
Esta función llamada condicional permite calibrar la tabla de datos según tus necesidades. Con la función “si”, solo se dirige a una parte de los datos de la tabla, lo cual es mucho más adecuado cuando se enfrenta a una gran cantidad de datos. En la práctica, esta popular función de Excel se utiliza a menudo para hacer comparaciones entre un valor de la tabla y el valor esperado. Tras su uso, devuelve dos resultados posibles previamente definidos: ya sea el primer resultado cuando tu comparación es verdadera o el segundo resultado cuando la comparación es falsa.
- La función “BUSCARV”
La búsqueda vertical es una función muy importante de Excel. Permite buscar información por fila en un rango de datos. En la práctica, el valor buscado se establece y a través de esta fórmula le pides a Excel que te devuelva el dato correspondiente en un conjunto de datos. Por ejemplo, puedes buscar el precio de un artículo a partir de su número de referencia.
Además de la función BUSCARV, la función COINCIDIR también se utiliza mucho para realizar cruces de tablas. Útil para buscar un objeto en un rango específico, se emplea como la función BUSCARV con algunas diferencias.
La visualización lado a lado
La observación es la base de un análisis bien realizado, por lo que para datos no demasiado numerosos, la visualización lado a lado es un medio que te permitirá hacer comparaciones fácilmente al mirarlos. La ventaja aquí es que el desplazamiento de los archivos está sincronizado.
El uso de una Macro Visual Basic (VB)
Este método es más o menos de programación, por lo que no es necesariamente el más popular de los métodos de cruce de tablas de datos en Excel. En la práctica, será necesario escribir líneas de código para especificar de manera precisa lo que deseas obtener de las tablas de datos a cruzar.
Las Macros tienen la ventaja de automatizar los cálculos y, por lo tanto, son mucho más prácticas para analizar grandes bases de datos.